Lag tilbud raskere med AI, med din egen prisliste og gamle tilbud

Det korte svaret

AI kan skrive et nytt tilbud på noen minutter hvis du gir den prislisten, to–tre gamle tilbud på lignende jobber og forespørselen fra kunden. Den kopierer oppsettet og formuleringene dine og velger riktige poster. Du sjekker tallene og omfanget før du sender. De fleste bruker omtrent halvparten så lang tid per tilbud.

Hvorfor tilbud passer godt for AI

De fleste tilbud er et gammelt tilbud med endringer. Et tilbud fra en maler på en treroms ligner mye på forrige måneds tilbud på en toroms. Et tilbud fra en rådgiver har de samme delene hver gang. Det som tar tid, er ikke å tenke. Det er å finne riktig gammelt tilbud, kopiere det og endre tjue små ting uten å glemme én.

Det er akkurat den typen arbeid AI er god på: å lese en forespørsel, sammenligne den med eksempler og fylle ut et kjent mønster.

Det AI ikke er god på, er regnestykker du ikke ser. Derfor lar metoden under AI-en ta seg av teksten og oppsettet, mens summene havner et sted der du kan kontrollere dem.

Dette forbereder du (én gang)

Legg dette i et prosjekt i Claude eller ChatGPT, så det er med hver gang:

1. Prislisten. Varer og tjenester, enheter og priser. Et regneark eller en enkel tabell holder.
2. Tre gode, gamle tilbud. Velg tilbud på typiske jobber, og fjern personopplysninger du ikke trenger.
3. Standardvilkårene. Betalingsfrist, hvor lenge tilbudet gjelder, hva som ikke er med, og hvordan dere skriver om mva.
4. Noen regler. For eksempel: «Før alltid opp kjøring for seg.» «Gi aldri rabatt uten å spørre meg.» «Står noe ikke i prislisten, skriver du [PRIS?].»

Første gang tar dette en time eller to. Etterpå oppdaterer du det bare når prisene endrer seg.

Slik lager du et tilbud, steg for steg

1. Lim inn forespørselen. En e-post, notater fra en telefonsamtale eller noen linjer du skriver selv etter en befaring.
2. Be om spørsmål først. «Hva mangler i denne forespørselen før du kan lage et tilbud?» Bare dette sparer mye fram og tilbake med kunden.
3. Be om utkastet. Bruk en instruks som den under.
4. Sjekk tallene. Regn selv, eller flytt postene over i regnearket eller fakturasystemet (Fiken, Tripletex, PowerOffice eller det dere bruker) og la det regne.
5. Les omfanget. Sørg for at tilbudet sier tydelig hva som er med, og hva som ikke er det.

Tre ting du alltid må sjekke

• Summene. AI-verktøy kan fortsatt regne feil, særlig når det er mange linjer. Send aldri en totalsum du ikke har sjekket.
• Poster som ikke står i prislisten. Trenger jobben noe uvanlig, kan AI-en gjette en pris. Derfor er [PRIS?]-regelen viktig.
• Omfang og løfter. Et tilbud er bindende når kunden takker ja. Sjekk at AI-en ikke har lagt til en garanti, en frist eller noe gratis du ikke mente å tilby.

Når det lønner seg å lage noe eget

Metoden over fungerer med et vanlig abonnement og litt klipp og lim. Det er riktig start for de fleste små bedrifter.

Sender dere mange tilbud i uka, kan det lønne seg å gå et steg videre: et lite verktøy der du fyller inn opplysninger om jobben, AI skriver teksten, og prisene hentes rett fra prislisten eller regnskapssystemet, så regnestykket alltid stemmer. Tilbudet kommer ut som en ferdig PDF eller et utkast i fakturasystemet. Det er et typisk AI-prosjekt, fra 33 000 kr eks. mva.

Vanlige spørsmål

Kan ChatGPT lage tilbud for bedriften min?

Ja, som første utkast. Gi den prislisten, noen gamle tilbud og forespørselen fra kunden, så skriver den et nytt tilbud i samme stil. Sjekk summene og omfanget før du sender.

Er det trygt å laste opp prislisten til AI?

På en bedriftsplan fra ChatGPT eller Claude brukes ikke filene deres til å trene AI-en. Unngå gratis private kontoer til bedriftsdokumenter. Les mer i Er det trygt å bruke ChatGPT med bedriftsdata?.

Holder ikke tilbudsmodulen i regnskapssystemet?

Den er god til priser, summer og PDF, men skriver ikke teksten for deg. AI og regnskapssystemet utfyller hverandre: AI skriver beskrivelsen av jobben, systemet regner og sender.

Hvor du starter

Velg den typen jobb dere oftest gir tilbud på. Finn tre gamle tilbud på den og prislisten, og prøv stegene over på neste forespørsel som kommer inn. Ta tiden. Går det raskere og blir resultatet bra, tar du med neste type jobb.