Retningslinjer for KI-bruk: en mal på én side for de ansatte

Det korte svaret

Retningslinjer for KI-bruk (AI-bruk) i en liten bedrift bør få plass på én side og svare på seks spørsmål: hvilke verktøy de ansatte kan bruke, hva de kan legge inn, hva de ikke kan legge inn, hvem som sjekker resultatet, når kunder skal få vite det, og hvem man spør. Den gratis malen under dekker alle seks.

Derfor trenger dere det, også om dere er små

De ansatte bruker sannsynligvis AI allerede, og noen av dem med gratis privatkontoer. Retningslinjer handler ikke om å stoppe det. De forteller hva som er greit, hva som ikke er det, og hvem man kan spørre, så folk kan bruke verktøyene uten å bekymre seg og uten å sette kundeopplysninger i fare.

Hold det på én side. Lange retningslinjer blir ikke lest.

Hva de bør inneholde

Gode retningslinjer svarer på seks spørsmål:

1. Hvilke verktøy kan vi bruke? Skriv navnet. «ChatGPT Business via bedriftens konto» er tydelig. «Godkjente AI-verktøy» er det ikke.
2. Hva kan vi legge inn? Og like viktig: hva kan vi ikke legge inn?
3. Hvem sjekker resultatet? Det er en person som har ansvaret for det som sendes ut, ikke AI-en.
4. Når sier vi fra om at AI er brukt? For det meste av internt arbeid: aldri. For noe arbeid for kunder: kanskje.
5. Hvem spør jeg? Én person, med navn.
6. Når går vi gjennom dette på nytt? AI-verktøyene endrer seg raskt. Hvert halvår er passe.

Malen

Kopier teksten, endre det som står i hakeparentes, og fjern det som ikke passer.

1. Verktøyene vi bruker

Vi bruker [Claude Team / ChatGPT Business] via bedriftens konto. Ikke bruk private kontoer eller gratiskontoer i jobben. Vil du prøve et annet verktøy i jobben, spør [navn] først.

2. Dette kan du legge inn

Du kan bruke AI til utkast, sammendrag, oversettelser, idéer og korrektur. Du kan legge inn våre egne dokumenter, som prislister, rutiner og maler.

3. Dette kan du ikke legge inn

• Passord, bankopplysninger eller fødselsnummer
• Helseopplysninger eller andre sensitive opplysninger om personer
• Navn og kontaktopplysninger til kunder, med mindre oppgaven krever det
• Informasjon vi har lovet å holde fortrolig, som planene til en kunde eller et anbud

Er du i tvil, fjerner du navn og detaljer først, eller spør.

4. Du sjekker alt

AI kan ta feil og høres sikker ut likevel. Du har ansvaret for alt du sender, publiserer eller bestemmer, akkurat som om du hadde skrevet det selv. Sjekk fakta, tall, navn og datoer.

5. Åpenhet

Vi trenger ikke merke interne notater eller utkast. Spør en kunde om vi har brukt AI, svarer vi ærlig. Vi publiserer ikke kundeomtaler, bilder av ekte personer eller sitater laget av AI som om de var ekte.

6. Gjennomgang

Vi går gjennom disse retningslinjene på nytt i [måned, år].

Tips når dere tar dem i bruk

• Gå gjennom dem på et personalmøte. Ti minutter med rom for spørsmål er bedre enn en e-post ingen åpner.
• Gi eksempler. «Å lime inn en klage fra en kunde for å få hjelp med svaret: greit, men fjern navn og adresse.»
• Sørg for at verktøyene finnes. Retningslinjer som sier «bruk bedriftens konto», fungerer bare hvis det finnes en bedriftskonto. Se Claude Team eller ChatGPT Team.
• Knytt dem til personvern. Vil du ha bakgrunnen om GDPR og data, kan du lese Er det trygt å legge bedriftsdata inn i ChatGPT?

Krever loven det?

Ikke med navn for de fleste små bedrifter. Men personvernreglene forventer at dere beskytter personopplysninger, og EUs KI-forordning forventer at ansatte som bruker AI på jobben, vet nok til å bruke den fornuftig. Retningslinjer på én side og en kort gjennomgang med de ansatte er en enkel måte å vise at dere har gjort begge deler.

Vanlige spørsmål

Må en liten bedrift ha retningslinjer for KI?

Det står ikke i loven med navn, men det er den enkleste måten å beskytte kundeopplysninger på og vise at de ansatte vet hvordan AI brukes fornuftig, noe både GDPR og KI-forordningen forventer.

Hva bør retningslinjer for KI inneholde?

Hvilke verktøy som er tillatt, hva som kan og ikke kan legges inn, hvem som har ansvaret for å sjekke, når dere er åpne om AI-bruk, hvem man spør, og når retningslinjene skal gås gjennom igjen.

Hvor ofte bør vi oppdatere retningslinjene?

Hvert halvår, eller når dere tar i bruk et nytt verktøy. AI-verktøyene endrer seg raskt, og utdaterte retningslinjer blir ikke fulgt.

Vil du ha hjelp med deres?

Retningslinjer for AI-bruk tilpasset bedriften deres er en del av AI-kartleggingen. Vi blir enige om verktøy og regler sammen, og du får den ferdige siden til å dele ut.