Møtereferat med AI: slik slipper du å skrive dem selv

Det korte svaret

Møtereferat med AI fungerer slik: Møtet tas opp og gjøres om til tekst, og AI skriver sammendraget, beslutningene og oppgavene. Teams, Google Meet og Zoom kan gjøre det på de fleste betalte planer, verktøy som Fireflies og Otter koster rundt 100–200 kroner i måneden, og det billigste er å lime en utskrift inn i ChatGPT eller Claude.

Hva møtereferat med AI er

Møtet tas opp og gjøres om til tekst. Deretter skriver AI et kort sammendrag: hva dere snakket om, hva dere bestemte, og hvem som gjør hva innen når. Du får det på e-post eller i møtechatten noen minutter etter at møtet er slutt.

Det fungerer for videomøter, og med en mobil eller en liten mikrofon på bordet også for møter i et møterom.

Alternativ 1: Bruk det du allerede betaler for

Sjekk dette først. Det kan hende du har det allerede.

• Microsoft Teams: Sammendrag av møter følger med Microsoft 365 Copilot eller Teams Premium. Uten disse kan Teams likevel ta opp og skrive ut talen, og du kan lime teksten inn i ChatGPT eller Claude selv.
• Google Meet: «Ta notater for meg» skriver notater i et Google-dokument. Det er en del av Gemini-funksjonene i de fleste betalte Google Workspace-planene.
• Zoom: Sammendraget fra AI Companion er inkludert i betalte Zoom-planer uten ekstra kostnad. Slå det på i innstillingene.

Alternativ 2: Et eget verktøy for notater

Verktøy som Fireflies, Otter og tl;dv blir med i møtene som en «bot» og sender notater etterpå. De fungerer på tvers av Teams, Meet og Zoom, kan søke i gamle møter og sende oppgaver videre til andre verktøy. De fleste har en gratisversjon og betalte planer til rundt 100–200 kroner per person i måneden.

De passer godt hvis du møter kunder på den plattformen kunden bruker. Sjekk hvor opptakene lagres, og om det finnes en databehandleravtale, før du melder deg på.

Alternativ 3: Ta opp, og spør ChatGPT eller Claude

Den billige og fleksible måten. Ta opp møtet (de fleste mobiler kan det), få en utskrift fra møteverktøyet eller en app for transkribering, og lim den inn i ChatGPT eller Claude med en instruksjon som denne:

Lagre instruksjonen i et prosjekt, så slipper du å skrive den hver gang. Se Slik setter du opp Claude Projects.

Regler når du tar opp folk

Dette er viktigere enn verktøyet.

• Si fra til alle når møtet starter at det tas opp, og hvorfor. De fleste verktøy viser en melding, men si det høyt også.
• Gi folk mulighet til å si nei. Vil en kunde ikke bli tatt opp, skriver du notater på gamlemåten.
• Ikke ta vare på opptakene for alltid. Behold referatet, og slett lyden etter en fast tid, for eksempel 30 dager.
• Vær forsiktig med sensitive møter, som medarbeidersamtaler, helse eller juridiske saker. Slike møter bør ikke tas opp med en bot fra en tredjepart.

Opptak av stemmer er personopplysninger etter personvernreglene. Les mer i Er det trygt å legge bedriftsdata inn i ChatGPT?

Slik får du gode referater

• Si beslutningene høyt. «Da er vi enige: Anna sender tilbudet innen fredag.» Det fanger AI-en mye bedre opp enn et nikk.
• Bruk navn. «Kan du ta det?» er vanskelig å fordele. «Kan du ta det, Per?» er det ikke.
• Les referatet før du sender det. AI hører noen ganger feil på navn, tall og fagord. To minutter med kontroll sparer deg for forvirring senere.

Hva du sparer

Har du fem interne møter i uka og bruker 15 minutter på referat etter hvert av dem, blir det over fem timer i måneden. Selv om du fortsatt bruker tre minutter på å sjekke, får du det meste av tiden tilbake.

Vanlige spørsmål

Hvilken AI er best til møtereferat?

Den som er innebygd i møteverktøyet dere allerede betaler for: Copilot i Teams, Gemini i Google Meet eller AI Companion i Zoom. Møter dere kunder på mange plattformer, er et eget verktøy som Fireflies eller Otter enklere.

Er det lov å ta opp møter med AI?

Ja, hvis du sier fra til alle når møtet starter, har en god grunn og behandler opptaket som personopplysninger etter GDPR. Gi folk mulighet til å si nei, og slett opptakene etter en fast tid.

Kan ChatGPT skrive møtereferat?

Den kan ikke bli med i selve møtet, men den skriver gode referater ut fra en utskrift. Lim inn teksten med tydelige instruksjoner, slik det er vist over.

Et steg videre

Referater er mest nyttige når de ikke blir liggende i innboksen: oppgaver rett inn i oppgavelisten, notater fra kundemøter lagret på riktig kunde i CRM-systemet, og et ukentlig sammendrag av alle møtene. Å koble dette sammen er et typisk AI-prosjekt.