Intern chatbot: en AI-assistent de ansatte kan spørre

Det korte svaret

En intern chatbot er en AI-assistent de ansatte kan spørre om bedriftens egne rutiner, priser, produkter og dokumenter, for eksempel «Hvordan tar vi imot en retur?». Den svarer ut fra filene du gir den, og viser hvor svaret kommer fra. For et lite team holder det ofte med et felles prosjekt i Claude eller ChatGPT. Større team bruker AI-en som følger med Microsoft eller Google, eller en egen assistent.

Problemet den løser

I de fleste små bedrifter er det én eller to personer som er hukommelsen til firmaet. Alle spør dem. «Hvor ligger malen for …?» «Hva avtalte vi med den leverandøren?» «Hvordan lager jeg en kreditnota?» Hvert spørsmål tar ett minutt, men det blir mange i løpet av en dag, og de stopper ikke når den personen har ferie.

Svarene finnes som regel allerede et sted: i personalhåndboken, i en gammel e-post, i en felles mappe eller i noens notater. Problemet er å finne dem. En intern AI-assistent leser alt dette og svarer med vanlige ord.

Hva den kan og ikke kan

Den kan:

• Svare på spørsmål ut fra personalhåndboken, rutiner, prislister og produktark.
• Vise hvilket dokument svaret kommer fra, så de ansatte kan sjekke.
• Forklare en rutine steg for steg for en nyansatt.
• Skrive utkast til e-post og dokumenter ut fra malene deres.

Den kan ikke:

• Vite det som ikke er skrevet ned. Ligger rutinene i hodet på folk, er første steg å skrive ned de viktigste. Det kan AI hjelpe med også.
• Erstatte skjønn. Den er en assistent, ikke en leder.
• Holde seg oppdatert av seg selv, med mindre den er koblet til der dokumentene ligger.

Tre måter å sette den opp på

1. Et felles prosjekt

Det enkleste. Lag et prosjekt i Claude eller ChatGPT på en teamplan, last opp personalhåndboken, rutinene og prislisten, og skriv korte instruksjoner som «Svar bare ut fra disse dokumentene. Står ikke svaret der, sier du det.» Del det med teamet. Slik setter du opp Claude Projects viser hvordan.

Ulempen er at noen må holde filene oppdatert for hånd, og at alle trenger en plass på planen.

2. AI-en som følger med Microsoft eller Google

Ligger filene allerede i SharePoint, OneDrive eller Google Disk, kan Copilot eller Gemini søke direkte i dem. Fordelen er at du slipper å kopiere noe. Ulempen er at den søker i alt personen har tilgang til, så rotete mapper gir rotete svar, og tillegget betales per person.

3. En egen assistent

En egen assistent har sin egen enkle innlogging, leser fra mappene du velger, holder seg oppdatert og kan brukes av alle uten at hver person trenger et AI-abonnement. Jeg lager slike som Team Raven, fra 33 000 kr eks. mva., og den kjører på deres egen AI-konto.

Før du starter: tre råd

1. Rydd først. Fjern gamle versjoner av dokumenter. Finner AI-en tre forskjellige prislister, velger den én av dem, og kanskje feil én.
2. Be den si «jeg vet ikke». Instruksen «Står ikke svaret i dokumentene, sier du det og foreslår hvem de kan spørre» hindrer de fleste feilsvar.
3. Hold personopplysninger utenfor. Personalmapper, lønn og kunderegistre hører ikke hjemme i en felles assistent. Se malen for retningslinjer for AI-bruk for enkle regler.

Vanlige spørsmål

Hva er en intern chatbot?

En AI-assistent for de ansatte som svarer ut fra bedriftens egne dokumenter, som personalhåndboken, rutiner og prislister, i stedet for fra internett. Den sparer tiden som går med til å spørre kolleger og lete i mapper.

Hva koster en AI-assistent for ansatte?

For et lite team fra rundt 250 kroner per person i måneden for en teamplan i Claude eller ChatGPT med felles prosjekter. En egen assistent med én innlogging for alle er et engangsoppsett pluss en liten månedlig AI-kostnad.

Kan den se alt i filene våre?

Bare det du gir den. Med et felles prosjekt ser den filene du laster opp. Med Copilot eller Gemini ser den det personen som spør, allerede har tilgang til, så sjekk tilgangene i mappene først.

Hvor du starter

Skriv ned de ti spørsmålene teamet stiller oftest, og finn dokumentene som svarer på dem. Finnes dokumentene, kan et felles prosjekt være i gang denne uken. Finnes de ikke, er det å skrive dem ned det egentlige første steget, og det mest verdifulle.